Trợ lý tổng giám đốc được hiểu như một trợ thủ đắc lực bên sếp của mình, ngoài việc sắp xếp, quản lý các công việc liên quan đến sếp mình, họ phải tiếp xúc và tạo nhiều mối quan hệ với các sếp lớn từ đó công việc này tạo rất cơ hội thăng tiến cũng như học hỏi các kinh nghiệm trong công việc. Vậy làm sao để trở thành trợ lý tổng giám đốc và những công việc họ đảm nhiệm thường ngày là gì. Hãy để thukytroly247.com sẽ giúp các ứng viên đang quan tâm đến vị trí này sẽ hiểu rõ hơn về công việc.
Trợ lý Tổng Giám Đốc là gì?
Trợ lý tổng giám đốc hay tên Tiếng Anh là Assistant General Manager (AGM) là trợ lý cấp cao, giữ vai trò quan trọng trong một công hay tổ chức, có trách nhiệm hỗ trợ tổng giám đốc trong những công việc hằng ngày. Họ sẽ trách nhiệm quản lý lịch trình, sắp xếp lịch họp, xử lý tài liệu và email theo yêu cầu của sếp, chuẩn bị tài liệu và báo cáo lại các nhiệm vụ đã thực hiện. Người đảm nhận vị trí này còn có kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt, tiếp xúc với người có chức vụ cao nhất công ty những người trợ lý cũng sẽ có những áp lực khá nhiều, ngoài ra họ còn phải có mối quan hệ tốt với nhiều phòng ban cũng như các cá nhân khác trong công ty.
Mô tả công việc chi tiết của trợ lý tổng giám đốc
Là trợ lý cấp cao nên trợ lý tổng giám đốc sẽ có những khối lượng công việc khá nhiều, họ phải chuyên nghiệp xử lý khéo léo tình huống, cũng như chủ động trong việc quản lý và sắp xếp lịch trình. Công việc của họ cũng có thể thay đổi theo yêu cầu của sếp. Dưới đây là những công việc họ sẽ đảm nhiệm:
- Thực hiện sắp xếp và quản lý lịch các cuộc họp theo yêu cầu của sếp
- Lên kế hoạch cho các cuộc họp hay các cuộc hẹn bàn công chuyện
- Đại diện tổng giám đốc tham gia hay đón tiếp các khách hàng quan trọng
- Đặt vé máy bay, book phòng hay chuẩn bị xe cho tổng giám đốc nếu đi công tác xa
- Tiếp nhận và xử lý các thư từ, bưu phẩm, email được gửi đến
- Tiếp nhận thông tin và triển khai xuống các phòng ban khác để thực hiện công việc
- Thực hiện ghi chép lại các vấn đề trong cuộc họp cho sếp
- Báo cáo theo tuần, tháng, quý cho Tổng giám đốc nắm rõ tình hình công việc
- Theo dõi tiến trình thực hiện triển khai dự án của các phòng ban, để kịp hỗ trợ như ngân sách, hay các chính sách cần thông qua với tổng giám đốc
- Giải quyết tốt các tình huống bất ngờ một cách chuyên nghiệp, thực hiện thương lượng với khách hàng theo như yêu cầu được đặt ra
- Hỗ trợ cũng như tham gia đóng góp ý để giúp quy trình thực hiện công việc tốt hơn
- Thay mặt sếp giải quyết một số công việc nội bộ nếu tổng giám đốc đi vắng và giao phó nhiệm vụ
- Cập nhật thông tin mới về xu hướng thị trường cũng như các luật mới cho tổng giám đốc
- Có thể tham gia thực hiện một số nhiệm vụ khác nếu được tổng giám đốc giao phó
Những yêu cầu cần thiết dành cho trợ lý tổng giám đốc
Để trở thành một người trợ lý cấp cao, các ứng viên cần đáp ứng các kỹ năng về chuyên môn công việc, kinh nghiệm, các kỹ năng cần đáp ứng để thực hiện hỗ trợ cũng như là cánh tay phải đắc lực cho tổng giám đốc. Dưới đây là một số những yêu cầu dành cho trợ lý tổng giám đốc:
Về kỹ năng chuyên môn
- Tốt nghiệp đại học trở lên với các chuyên ngành như Quản trị kinh doanh, Kinh tế, tài chính,… hoặc các ngành có liên quan trong các lĩnh vực của công ty
- Có ít nhất 2-3 năm kinh nghiệm làm trợ lý cho quản lý cấp cao hoặc tương đương
- Thành thạo và sử dụng được Tiếng Anh, có trên 2 ngôn ngữ là điểm cộng
- Thành thạo tin học văn phòng như Mos, Microsoft Office hay các công vụ văn phòng như máy fax, máy in,…
- Có chứng chỉ liên quan đến nghiệp vụ trợ lý, thư ký
- Nghiêm túc, trung thực, cẩn thận trong công việc
- Có sự nhạy bén, thông minh để giải quyết các vấn đề bất ngờ xảy ra
- Am hiểu tốt các xu hướng thị trường, các điều luật mới
Về kỹ năng mềm cần có
Kỹ năng giao tiếp tốt
Kỹ năng giao tiếp là một trong những yếu tố quan trọng nhất đối với một trợ lý tổng giám đốc. Họ phải có khả năng giao tiếp một cách rõ ràng và hiệu quả với các đồng nghiệp, đối tác và khách hàng, cũng như có khả năng lắng nghe và hiểu được ý kiến của người khác
Kỹ năng đàm phán và ra quyết định
Trợ lý tổng giám đốc thường phải tham gia vào các cuộc đàm phán và thương lượng với đối tác và khách hàng. Do đó, kỹ năng đàm phán là một yếu tố quan trọng giúp họ đạt được kết quả tốt nhất cho tổ chức và ra quyết định thông minh, sáng suốt cho những công việc nên làm trong thương lượng với đối tác
Khả năng quản lý thời và sắp xếp công việc
Khả năng quản lý thời gian là yếu tố quyết định sự hiệu quả của một trợ lý tổng giám đốc. Họ phải biết phân chia thời gian một cách hợp lý giữa các nhiệm vụ và hoạt động khác nhau để đảm bảo rằng mọi việc đều được hoàn thành đúng hạn
Tác phong làm việc chuyên nghiệp
Trợ lý tổng giám đốc thường phải giao tiếp và làm việc với nhiều đối tác, khách hàng và đồng nghiệp. Tác phong chuyên nghiệp giúp họ xây dựng niềm tin và tôn trọng từ phía người khác
Mức lương bình quân của trợ lý tổng giám đốc
Đối với công việc đòi hỏi rất nhiều kỹ năng, cũng như kinh nghiệm thực chiến, hay các xử lý công việc một cách chuyên nghiệp. Người trợ lý như người đồng hành, hỗ trợ mọi công việc được giao phó từ tổng giám đốc. Nên mức thu nhập của trợ lý tổng giám đốc cũng khá cao và mức lương này thường cao hơn so với các vị trí trợ lý khác trong tổ chức do tính chất chiến lược và quản lý cao cấp của vị trí này. Mức lương bình quân có thể dao động từ 10-15 triệu đồng/ tháng. Tùy thuộc vào các yếu tố đã đề cập, mức lương của trợ lý tổng giám đốc có thể dao động chênh lệch so với thực tế, có thể bao gồm cả các phần thưởng và các phúc lợi khác, cũng như quy mô công ty.
Đến với thukytroly247.com là nơi uy tín, luôn cung cấp mọi cẩm nang, thông tin công việc về trợ lý tổng giám đốc với nhiều kiến thức bổ ích giúp các ứng viên dễ dàng hiểu rõ công việc cũng như nắm bắt tốt các cơ hội để mình có khả năng đậu ứng tuyển cho vị trí này.
