Thư ký giám đốc – một công việc khá quen thuộc, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về nghề này. Vậy thư ký là gì, công việc này đòi hỏi những nghiệp vụ như thế nào? Cùng chúng tôi khám phá chi tiết hơn về ngành nghề này các bạn nhé.
Thế nào là thư ký của giám đốc?
Thư ký của giám đốc (hoặc trợ lý giám đốc) là người hỗ trợ công việc của giám đốc. Họ chuyên xử lý những công việc hành chính, gọi điện và một số nhiệm vụ khác được cấp trên giao.
Họ được xem là người đại diện của khối văn phòng. Họ có thể tham gia điều phối các dự án, công việc giữa các phòng ban. Giữ vai trò là đầu mối liên lạc giữa giám đốc và các phòng ban khác trong doanh nghiệp, công ty. Công ty nhỏ thường tuyển dụng phó giám đốc thay vị trí này, nên trợ lý giám đốc thường có trong các tập đoàn hoặc công ty có quy mô lớn.
Yêu cầu nghiệp vụ đối với thư ký giám đốc
Về trình độ chuyên môn hầu hết đều yêu cầu tối thiểu bằng Đại học về ngoại thương, quản trị kinh doanh, ngoại ngữ hoặc các ngành khác có liên quan. Thư ký của giám đốc cũng cần trang bị kỹ năng ngoại ngữ tốt, nhất là khả năng dịch thuật tài liệu và phiên dịch trực tiếp trong các cuộc họp quan trọng.
Kinh nghiệm làm việc cũng là một yếu tố cần thiết đối với công việc này. Nếu chưa có kinh nghiệm ở vị trí tương đương, bạn sẽ khó có thể đảm đương nhiều vai trò cùng một lúc.
Ngoài ra, thư ký của sếp cũng cần có kiến thức về kinh doanh để thực hiện những công việc tổ chức, điều phối hoạt động trong công ty. Ở một số trường hợp, thư ký cũng cần thay mặt giám đốc thực hiện các công việc cần thiết.
Mô tả công việc chung của thư ký giám đốc
Công việc của thư ký phụ thuộc vào từng công ty mà họ làm việc. Về cơ bản họ đều phải thực hiện những nhiệm vụ sau đây:
- Tư vấn, tham mưu và đề xuất phương hướng, giải pháp để giám đốc xử lý công việc.
- Lên kế hoạch, tiếp khách hàng và đối tác, đặt lịch hẹn, đặt vé máy bay, khách sạn cho sếp khi đi công tác.
- Soạn thảo các văn bản, hợp đồng, tài liệu, công văn. Chuẩn bị các tài liệu và thông tin khác theo yêu cầu của sếp.
- Tham gia các cuộc họp quan trọng và ghi chép lại biên bản cuộc họp.
- Trả lời các câu hỏi từ đối tác và giới truyền thông.
- Ở một số công ty, thư ký cho giám đốc còn có nhiệm vụ giám sát hoạt động của các bộ phận.
- Nếu trường hợp sếp vắng mặt, họ sẽ thay mặt sếp quyết định một số công việc quan trọng.
Top kỹ năng cần thiết để làm tốt vị trí thư ký giám đốc
Kỹ năng về hành chính văn phòng
Một trong những nhiệm vụ chính của thư ký là quản lý công văn, xử lý văn bản, soạn thảo và in ấn các văn bản theo yêu cầu của sếp. Kỹ năng hành chính văn phòng gồm khả năng soạn thảo tài liệu, đánh máy đúng tiêu chuẩn, sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng,…
Bên cạnh đó còn cần kỹ năng giao tiếp và sự linh hoạt để hoàn thành tốt các công việc hỗ trợ khác. Các kỹ năng hành chính văn phòng thường không yêu cầu bất kỳ khóa đào tạo đặc biệt, bạn có thể cải thiện và học hỏi trong quá trình làm việc thực tế. Nếu bạn có khả năng thích ứng nhanh, bạn sẽ nhanh chóng làm quen với vị trí này.
Kỹ năng ngoại ngữ
Như chúng ta vừa đề cập ở trên, đôi khi thư ký cần làm phiên dịch. Nhất là ở các công ty nước ngoài, trách nhiệm của thư ký gồm việc biên dịch/phiên dịch tài liệu cho các sếp.
Vì vậy, trình độ ngoại ngữ là điều kiện tiên quyết khi ứng tuyển công việc này. Ứng viên sở hữu trình độ ngoại ngữ tốt, có chứng chỉ tiếng Anh và biết thêm ngoại ngữ thứ hai (Trung, Hàn, Nhật,…) là lợi thế khi ứng tuyển.
Sắp xếp, quản lý công việc và thời gian
Thư ký không chỉ cần có kỹ năng quản lý thời gian tốt, mà còn phải biết cách sắp xếp và ghi nhớ lịch trình, cuộc hẹn, cuộc họp,… Đồng thời, khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên, tuân thủ lịch trình sẽ giúp thư ký hoàn thành công việc một cách suôn sẻ, nhanh chóng hơn.
Kỹ năng giao tiếp tốt
Thư ký thường xuyên tiếp xúc với vị trí điều hành công ty – giám đốc. Do đó, bạn cần có phong thái tự tin và khéo léo trong giao tiếp. Thư ký giỏi sẽ có cách ứng xử chuyên nghiệp, nhạy bén khi tiếp xúc với các bộ phận, phòng ban khác cũng như khách hàng.
Thu nhập tham khảo của thư ký cho giám đốc
Thư ký là một ngành nghề có nhiều triển vọng để thăng tiến và phát triển. Sau một vài năm cống hiến, bạn có thể thăng tiến lên vị trí thư ký trưởng hoặc chuyển sang các vai trò chuyên môn hơn. Cụ thể như bộ phận hành chính nhân sự hoặc kinh doanh với vị trí trưởng nhóm hay trưởng phòng. Cơ hội phát triển là không có giới hạn, miễn là bạn liên tục học tập và cố gắng tích lũy kiến thức.
Dựa trên các báo cáo khảo sát tổng hợp, mức lương thư ký tổng giám đốc được phân loại như sau:
- Mức lương trung bình là 13.5 triệu đồng/tháng.
- Mức lương của thư ký dưới 01 năm kinh nghiệm trung bình: 11 triệu đồng/tháng.
- Mức lương thư ký từ khoảng 1 – 4 năm kinh nghiệm trung bình 13.3 triệu đồng/tháng.
- Vị trí thư ký của giám đốc yêu cầu từ 5 – 9 năm kinh nghiệm thì mức lương trung bình tương ứng là 18 triệu đồng/tháng.
Tìm việc làm thư ký giám đốc ở đâu tin cậy?
Quá trình ứng tuyển việc làm thư ký của giám đốc có thể không dễ cho các ứng viên. Vì vị trí này có vai trò quan trọng trong công ty, nên yêu cầu tuyển dụng khá khắt khe. Nhưng các bạn không cần quá lo lắng, hiện nay các trang tuyển dụng liên tục cập nhật rất nhiều thông tin.
Website thukytroly247.com là trang thông tin tuyển dụng việc làm chuyên nghiệp với hàng nghìn tin tuyển dụng được update mỗi ngày. Bạn có thể dễ dàng tìm được công việc mơ ước của bản thân ngay khi truy cập vào web thukytroly247.com.
Kết luận
Trên đây, trang web thukytroly247.com đã cung cấp cho các bạn thông tin về công việc thư ký giám đốc và những kiến thức liên quan đến ngành nghề này. Mong rằng đây sẽ là cẩm nang hữu ích cho các ứng viên có mong muốn ứng tuyển vị trí công việc này ở hiện tại và trong tương lai nhé.
