Trợ lý kinh doanh là vị trí nhân sự cấp cao mà nhiều người đặt mục tiêu hướng đến bởi nguồn thu nhập hấp dẫn và chế độ đãi ngộ cao. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ vị trí này sẽ thực hiện những công việc gì, hay cần học hỏi, trau dồi kỹ năng gì để trở thành người trợ lý giỏi. Chính vì thế, chúng tôi đã tổng hợp nhanh mô tả nghề nghiệp cũng như những thông tin quan trọng khác về chế độ đãi ngộ, lương thưởng,.. để giúp bạn đọc có cái nhìn chi tiết về công việc này.
Thông tin về vị trí trợ lý kinh doanh
Trợ lý kinh doanh là gì? Trợ lý là người đảm nhận trách nhiệm hỗ trợ hoạt động kinh doanh cho ban quản lý cấp cao, ban lãnh đạo trong doanh nghiệp. Người trợ lý còn được gọi với tên khác là Sale Admin. Đây là vị trí quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Thông qua việc hỗ trợ hoạt động kinh doanh cho ban lãnh đạo, trợ lý sẽ góp phần nâng cao hiệu quả bán hàng và gia tăng doanh số cho doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, họ còn tham gia thảo luận và báo cáo thường kỳ những vấn đề quan trọng có liên quan đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
Mô tả công việc trợ lý kinh doanh
Tương tự như những vị trí khác, tuỳ vào quy mô của từng doanh nghiệp mà quyền hạn và nhiệm vụ của người trợ lý sẽ có sự khác biệt. Nhìn chung, sales admin sẽ đảm nhiệm những công việc sau đây:
Tiếp nhận các yêu cầu, vấn đề từ khách hàng và giải quyết
Trong quá trình tiếp nhận yêu cầu, vấn đề từ khách hàng, người trợ lý sẽ thực hiện những công việc như:
- Giới thiệu, tư vấn cho khách hàng về các sản phẩm/dịch vụ tại công ty
- Theo dõi, cập nhật thông tin chương trình ưu đãi của doanh nghiệp đến với khách hàng
- Xử lý các loại hồ sơ, giấy tờ quan trọng như soạn thảo hợp đồng, ký kết hợp đồng và thanh toán cho khách hàng.
- Đôn đốc việc thu hồi nợ và thường xuyên kiểm tra tiến độ thanh toán của khách hàng để lập báo cáo số liệu gửi cho bộ phận tài chính kế toán.
- Soạn thảo các văn bản hành chính có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Giải quyết đơn hàng và quản lý chặt chẽ hồ sơ khách hàng
- Đứng ra giải quyết khiếu nại, phản hồi từ khách hàng hoặc thông qua bộ phận chăm sóc khách hàng
- Tổng hợp các phản hồi của khách hàng trên các phương tiện thông tin đại chúng và lên phương án giải quyết. Đối với những trường hợp vượt quá khả năng, trợ lý sẽ báo lên cấp trên để được hỗ trợ giải quyết.
Giám sát công việc cấp dưới
Sale admins là trợ thủ đắc lực đối với ban lãnh đạo doanh nghiệp. Do đó, khi đảm nhận vị trí này, bạn có trách nhiệm phối hợp cùng ban lãnh đạo để quản lý công việc cấp dưới, cụ thể:
- Liên tục theo dõi, đốc thúc bộ phận kinh doanh để thực hiện công việc theo đúng kế hoạch, chiến lược đã được phê duyệt.
- Báo cáo định kỳ tình hình hoạt động của bộ phận kinh doanh với giám đốc kinh doanh hoặc trưởng bộ phận.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh lên lãnh đạo doanh nghiệp hoặc giám đốc kinh doanh.
Nghiên cứu thị trường, hành vi khách hàng và đề xuất chiến lược
Với mục tiêu chung là nâng cao hiệu suất công việc, đưa doanh nghiệp đến với những bước tiến mới, việc nghiên cứu khách hàng cũng chính là một trong những công việc sales admin đảm nhiệm:
- Phân tích và nghiên cứu thị trường để đưa ra chiến lược kinh doanh tối ưu nhất trong từng giai đoạn để giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trước nhiều thách thức.
- Theo dõi hoạt động của bộ phận kinh doanh và đánh giá năng suất làm việc của nhân viên kinh doanh để đối chứng xem chiến lược có đang đi đúng hướng, đạt hiệu quả như đã đề ra hay không.
- Chủ động điều chính và đề xuất chiến lược mới nếu như có tình trạng bất ổn xảy ra.
- Thúc đẩy nhân sự bộ phận kinh doanh phát triển kỹ năng để gia tăng hiệu suất làm việc.
Tham mưu cho Phó Giám đốc kinh doanh và Giám đốc
Ngoài những công việc hành chính vừa nêu, trợ lý còn cần tham mưu cho ban lãnh đạo doanh nghiệp về những vấn đề như:
- Xây dựng kế hoạch kinh doanh phù hợp với từng giai đoạn nhằm gia tăng doanh thu, mở rộng tệp khách hàng tiềm năng và xây dựng hệ thống khách hàng trung thành cho doanh nghiệp.
- Đề xuất những chiến lược, chính sách mới giúp công ty gặt hái nhiều thành công trong tương lai.
- Theo dõi sát sao tình hình kinh doanh của doanh nghiệp để kịp thời đưa ra phương án giải quyết thiết thực. Đồng hành, hỗ trợ với giám đốc, phó giám đốc kinh doanh và ban lãnh đạo để lèo lái doanh nghiệp hiệu quả.
Hỗ trợ công việc cho ban lãnh đạo
Bên cạnh những công việc mang tính hỗ trợ, thúc đẩy cho hoạt động kinh doanh thì trợ lý có thể thay mặt ban lãnh đạo mỗi khi cần thiết như:
- Thay mặt ban lãnh đạo để điều hành và ra quyết định cấp thiết trong trường hợp lãnh đạo vắng mặt
- Sắp xếp, xử lý các loại hồ sơ giấy tờ thay cho ban lãnh đạo
- Thường xuyên báo cáo hoạt động kinh doanh và cung cấp những thông tin cần thiết để ban lãnh đạo kịp thời nắm bắt thông tin để đưa ra phương án điều chỉnh hợp lý.
Chế độ đãi ngộ và thu nhập của trợ lý kinh doanh
Thu nhập của trợ lý kinh doanh bao gồm mức lương cố định và hoa hồng theo kết quả công việc. Tuỳ vào khối lượng công việc và năng lượng của mỗi người mà mức lương này sẽ có sự khác biệt. Trung bình, vị trí sales admin có mức lương dao động từ 8 – 15 triệu. Khi cộng với mức hoa hồng công việc thì thu nhập thực tế có thể lên đến 30 triệu/tháng. Công việc này khá áp lực và tốn nhiều chất xám nhưng vẫn thu hút lượng lớn người lao động ứng tuyển vì mức thu nhập hấp dẫn.
Cơ hội thăng tiến của vị trí trợ lý kinh doanh
Trợ lý kinh doanh là ngành nghề có cơ hội thăng tiến cao trong tương lai. Khi bạn đã tích lũy đủ kinh nghiệm cũng như trình độ chuyên môn vững vàng thì sẽ dễ dàng thăng tiến trở thành chuyên viên giám sát kinh doanh, giám đốc kinh doanh hoặc nếu có nguồn vốn ổn định, bạn có thể mở doanh nghiệp cho riêng mình. Hiện nay, sales admin cũng chính là vị trí được tuyển dụng nhiều nhất trong năm 2023 với hơn 40.8% doanh nghiệp trên cả nước quan tâm. Dự kiến cơ hội tuyển dụng vị trí này sẽ còn gia tăng mạnh mẽ trong tương lai.
Có thể thấy, cơ hội nghề nghiệp của Sales admin vô cùng rộng mở. Chỉ cần bạn đủ kinh nghiệm chuyên môn và các kỹ năng cần thiết chắc chắn sẽ được các doanh nghiệp vô cùng săn đón.
Điều kiện trở thành trợ lý kinh doanh
Mặc dù vị trí này không có yêu cầu quá cao về chuyên môn nhưng về cơ bản, bạn cần phải có sự am hiểu nhất định về lĩnh vực kinh doanh, bán hàng và các ngành tài chính, kinh tế. Bạn cũng cần liên tục cập nhật biến động thị trường, nâng cao kỹ năng mềm trong quá trình làm việc. Cụ thể, để trở thành người sales admin giỏi, bạn cần phải đảm bảo các điều kiện sau đây:
- Trình độ: Có hiểu biết cơ bản về các nguyên tắc bán hàng, kinh doanh và quy trình chăm sóc khách hàng. Biết theo dõi hồ sơ doanh thu và lập báo cáo tài chính thường niên. Bên cạnh đó, bạn cần có bằng trung cấp trở lên ở các ngành kinh tế, quản trị kinh doanh, ngân hàng, thương mại, marketing,…
- Kỹ năng: Sales Admin là cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp với khách hàng, giữa nhân viên với ban lãnh đạo. Chính vì thế, bạn luôn cần trau dồi những kỹ năng về giao tiếp, thuyết phục, giải quyết vấn đề, kỹ năng làm việc đa nhiệm. Đặc biệt là kỹ năng thích ứng tốt, làm việc nhóm để tránh phát sinh xung đột.
- Kinh nghiệm: Với vị trí trợ ký kinh doanh đòi hỏi ứng viên phải có từ 1 – 3 năm kinh nghiệm để đảm bảo an hiểu về ngành nghề này. Tuy nhiên, đây chưa phải là yếu tố quan trọng nhất mà thái độ và kỹ năng mới là điều quyết định sự thành công của người trợ lý. Do đó, nếu như bạn chưa có đủ kinh nghiệm nhưng với thái độ cầu tiến, tích cực thì vẫn sẽ được các doanh nghiệp đánh giá cao và lựa chọn.
Một số câu hỏi phổ biến khi phỏng vấn trợ lý kinh doanh
Để giúp cho quá trình phỏng vấn vị trí trợ lý kinh doanh diễn ra thuận lợi, bạn đọc có thể tham khảo qua một số câu hỏi phỏng vấn nổi bật sau đây:
Vì sao bạn lại lựa chọn vị trí trợ lý kinh doanh?
Với câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn xem lòng đam mê, nhiệt huyết và quyết đoán của ứng viên dành cho công việc. Do đó, bạn có thể trả lời như sau:
“Vị trí mang đến cơ hội tương tác và giao tiếp với khách hàng. Với kiến thức, kỹ năng và sự hiểu biết của mình, em mong muốn sẽ mang đến cho khách hàng những giải pháp hữu ích phù hợp với từng vấn đề. Từ đó góp phần gia tăng doanh thu, uy tín cho doanh nghiệp.”
Bạn cần bao nhiêu thời gian để quen thuộc và nắm rõ đặc tính của sản phẩm kinh doanh mới?
Nhà tuyển dụng thường đánh giá cao những ứng viên có khả năng học hỏi nhanh chóng và sớm thích nghi với môi trường, giá trị kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, để ghi điểm với câu hỏi này, bạn có thể trả lời như sau:
“Em luôn nóng lòng trao giá trị cũng như đóng góp sức mình cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì thế, em thường dành toàn bộ thời gian trong 2 tuần đầu tiên để làm quen và thấu hiểu sản phẩm/dịch vụ kinh doanh mới. Em hy vọng sẽ có sự giúp sức, hỗ trợ từ phía lãnh đạo, đồng nghiệp để đẩy nhanh quá trình học hỏi, làm quen nhanh nhất có thể.”
Bạn đã có đề xuất ý tưởng mới nào để tối ưu hoạt động kinh doanh của công ty chưa?
Đề xuất ý tưởng kinh doanh là một phần việc của người trợ lý kinh doanh. Bạn hãy trả lời câu hỏi này theo cách sau đây:
“Em từng đưa ra ý tưởng về một cuộc thi viết chia sẻ những câu chuyện ý nghĩa của bạn về gia đình trên Facebook cho công ty tài trợ. Mỗi người tham gia sẽ gắn hashtag tên thương hiệu ở cuối bài viết và gắn tag Fanpage của doanh nghiệp em làm việc. Chỉ trong 1 tháng tổ chức, cuộc thi này đã mang đến hiệu ứng rất tốt và số lượng đơn hàng cũng gia tăng đáng kể.
Nếu như bạn đang muốn ứng tuyển vị trí trợ lý kinh doanh thì mong rằng bài viết này đã mang đến kiến thức hữu ích cho bạn đọc. Truy cập ngay vào website thukytroly247.com để cập nhật nhanh chóng và nắm bắt cơ hội việc làm phù hợp với bản thân mình bạn nhé!
